介護現場の業務改善アイデア6つを紹介！おすすめのシステムも

介護経営

2026.01.22

介護現場では、人手不足や介護ニーズの高まりなどの理由から、介護スタッフの業務負担が増える一方です。少ない人員で介護サービスの品質を維持・向上させるには、業務の効率化やスタッフの負担軽減といった業務改善が不可欠です。

しかし実際に業務改善を進めようとしても、どこから手をつけてよいかわからないという事業所も多いのではないでしょうか。この記事では、介護現場で役に立つ業務改善アイデアを紹介します。

■介護現場の業務改善が必要な理由

日本国内では少子高齢化が進み、働く人口の低下によって多くの業界では人手不足が問題となっています。とくに介護業界においては、高齢化に伴って介護のニーズが年々高まっていることもあり、どの業界よりも人手不足の問題を抱えている状況です。同時に近年では働き方改革の推進もあり、長時間労働の是正や待遇の均等、年5日以上の有給取得といったルールも義務化されています。

介護事業所は限られた人員の中でも、介護サービスの質を維持・向上できるようにすることが求められています。業務の効率化や生産性の向上を目指し、介護現場の業務改善を行う必要があるのです。業務改善を行うことで、介護スタッフの負担軽減や働きやすい環境作り、介護サービスの品質向上が期待できます。

■介護現場の業務を改善するアイデア6つ

介護現場において「業務改善は急務だとわかっていても、何から手を付ければよいかわからない」という事業者は多いことでしょう。ここでは、業務改善につながるアイデアを6つ紹介します。

1.システム・ICT機器の導入

業務の効率化を図るためには、システムやICT機器の導入は必要不可欠です。介護記録の作成や請求書の発行などの事務作業において、紙媒体を用いる施設はまだまだ多い状況です。紙媒体の書類を使っている場合、介護サービスを行ったら手元にメモしておき、事務所に戻ってから記録用紙に転記したり入力したりしている施設もあるでしょう。

しかしシステムやICT機器の導入によって、このような業務の二度手間は省けるようになります。たとえばタブレットやスマートフォンを導入すれば、その場で機器から介護記録を付けることが可能です。またシステムと連動させることで、書類に情報を自動反映したりほかのスタッフが情報をすぐに確認したりすることもできます。二度手間だった作業をなくし、スタッフ間の情報共有も円滑になるため、業務効率は格段に上がるでしょう。

2.職場環境の整備

介護現場の環境整備もとても重要です。入居者の生活環境を整えるだけでなく、「5S」を意識して進めることがポイントです。
5Sとは、「整理・整頓・清掃・清潔・しつけ」の5つから頭文字をとったもので、職場環境の改善や維持を目的とした指針です。5Sを意識して進めることで、安全かつ効率的な職場環境が整いやすくなるのです。

たとえば不要なものを廃棄（整理）して、必要なものを取り出しやすいように並べれば（整頓）、物を探す無駄な時間をなくせますし、床に置いてあるものにぶつかるなどの事故を防げます。また行き届いた掃除ができるようになり、衛生環境の維持にもつながるでしょう。

環境整備を行うことで、業務の効率化や安全性の向上が期待できます。

3.無駄な業務の省略・業務の再構築

普段の業務の手順にも注目し、3Mが発生していないか確認してみましょう。3Mとは「ムリ・ムダ・ムラ」の3つの頭文字を取った言葉であり、解決すべき要素です。3Mが発生していると、業務が非効率的になったりスタッフの負担が偏ったりと、さまざまな問題が生じてしまいます。

まずは無駄な業務を省略することから始めるのが、業務改善につながります。ルーティンワークを改めて見直し、重複している業務や不要な業務があれば削減を進めていきましょう。必要であれば業務全体を一から構築しなおして、スタッフのタスクを改めて分配しましょう。

4.業務の明確化と役割を分担

業務の明確化と役割分担を見直しすることも、3Mの削減につながります。業務の流れを把握すると同時に、誰がいつどのような業務を、どれくらいの時間をかけて行っているかを調べます。こうすることで、特定のスタッフに業務が偏っている、経験の浅いスタッフに一人で夜間勤務を任せている、スタッフが手薄な時間帯があるといった、ムリやムラを把握できます。

そして役割に応じた最適なスタッフを配置することで、ムリやムラは解消されるでしょう。これまでの習慣にとらわれることなく、本当に必要な業務か見直したり役割のマッチングについて考えたりすることで、結果として業務改善につながります。

5.スタッフの情報共有の見直し

スタッフ間の情報共有の方法として、紙媒体の連絡票やPHSを用いている場合、連絡票を確認しにいく手間が生じたり、複数のスタッフに同時通信できなかったりなどの多くの課題がありました。
効率よくスムーズに情報共有を行うためには、介護現場に適した情報共有ツールを活用するのがおすすめです。たとえばスマートフォンを活用することで、複数のスタッフへ同時に一斉通知して情報を発信することや、チャット機能を使ってメッセージを送信することが可能です。1対1の通話しかできないPHSと比べると、コミュニケーション手段の幅が広がります。

またインカムの導入も効果的です。インカムであれば、複数のスタッフと同時に連絡できるうえに、ハンズフリーで使えることもメリットです。ほかの作業中でも手を止めることなく通話ができるため、スムーズな情報共有と業務効率化につながります。
スマートフォンやインカムの活用はシームレスな情報共有ができるため、業務改善にも大きく貢献するでしょう。

6.マニュアルを作成し業務を標準化

介護業務の改善には、マニュアルを作成して業務を標準化することが有効です。スタッフごとに経験やスキルは異なるため、業務負担の偏りやサービス品質にムラがでる可能性があり、とくに介護サービスにおいてはその傾向は現れやすいといえます。

業務の効率化やサービス品質の統一のためにも、すべてのスタッフが同じ手順で作業を進められるようにマニュアル作成が必要です。業務の標準化が可能となり、スタッフごとに対応が異なることや、属人化してほかのスタッフが作業できないということを防止できます。

■介護現場の業務改善をする際の手順

介護現場における業務改善の標準的な手順を紹介します。

①改善活動の準備　

まずは改善活動を遂行するための、プロジェクトチームを結成しましょう。マネジメント層や現場の中核人材などを中心に、問題意識を持って前向きに取り組めるスタッフを選抜します。

②現場の課題を見える化

管理者と現場それぞれの課題を抽出します。課題の原因や与える影響などを整理することで、なにから改善すると効果的なのかが明確になります。また業務時間を調査して分析する方法も、課題を見付けやすい方法です。

③実行計画を立てる

課題の抽出が完了したら、解決すべき課題の優先順位を決めて、実際の取り組み内容を検討します。試行錯誤を繰り返しながら進めることを前提に、短期間で小さな改善を積み重ねていく意識が大切です。

④改善活動に取り組む

実行計画を立てたら、とにかくやってみるということが大切です。小さな改善を繰り返して成功体験を重ねると、改善活動に対する心理的ハードルを下げられ、モチベーション維持にもつながります。また改善活動への取り組みを進めるうちに、新たなアイデアや工夫も生まれるでしょう。

⑤改善活動を振り返る

改善活動に対する効果測定を行います。どれくらい成果が出たかわかる指標や、うまくいった点・いかなかった点を整理して、改善活動を振り返りましょう。

⑥実行計画を練り直す

改善活動の成果が得られなかったり、思ったように進まなかったりした場合は、どこが計画と違ったのかを分析します。改善の方法に問題があれば、計画を練り直しましょう。当初の実行計画にとらわれすぎることなく、振り返りと修正を繰り返すことが大切です。

■介護現場の業務改善にはココヘルパ

介護現場の業務改善の方法として、システムやICT機器の活用について紹介しました。その一つとして注目してほしいのが、ナースコールです。ナースコールは、介護施設での導入が義務づけられているものです。単純にスタッフを呼び出すだけのものから、見守りセンサーと連動したり、映像を確認できたりする高機能なものまで幅広く登場しています。

ジーコムの介護施設専用ナースコールシステム「ココヘルパ」は、業務効率化を追求したさまざまな機能が備わっているため、導入することで大幅な業務改善につながります。